Gérer ses documents de voyage en toute sérénité

Préparation des Documents de Voyage

Avant de partir en voyage, il est crucial de bien préparer ses documents de voyage. Les formalités administratives peuvent être complexes et nécessitent une planification minutieuse pour éviter les retards ou les refus d’entrée dans le pays de destination. Voici les étapes clés à suivre pour préparer vos documents de voyage.

Vérification des Documents d’Identité

Vérifiez l’état de votre passeport : Votre passeport doit être valide plusieurs mois après la date prévue de votre retour. Pour voyager au sein de l’Espace économique européen (EEE), votre carte nationale d’identité (CNI) est suffisante à condition d’être valide. Cependant, si vous n’avez pas une CNI valide, vous devez présenter votre passeport[2].

Vérifiez la validité de votre visa : Selon la destination, vous pourriez avoir besoin d’un visa. Faites votre demande de visa au minimum 4 semaines avant la date de votre voyage. Certains visas sont délivrés à l’arrivée, à l’aéroport du pays d’accueil ou aux postes-frontières[2].

Numérisation des Pièces d’Identité

Pour plus de sécurité, il est recommandé de numériser vos pièces d’identité et de les stocker dans un drive, un cloud ou même votre boîte mail. Ainsi, en cas de perte ou de vol, vous pourrez les retrouver à tout moment[1].

Préparation des Documents Professionnels

Tous les documents utiles et indispensables à votre mission doivent être à portée de main. N’oubliez pas de vous munir d’un stock suffisant de cartes de visite. Elles sont indispensables lors de vos déplacements professionnels et peuvent être utiles pour échanger des informations avec vos interlocuteurs[1].

Faites de même pour tous les documents que vous souhaitez décliner lors de votre présentation : flyers, présentation PowerPoint, etc. Il est recommandé de disposer de vos documents sur deux emplacements différents, en cas de panne de votre ordinateur. Vous pouvez par exemple les envoyer par mail sur une boîte consultable à distance (Gmail)[1].

Moyens de Paiement Adaptés

Qu’importe où vous devez voyager, dans l’UE ou dans le reste du monde, il est absolument nécessaire d’avoir une carte de paiement internationale utilisable et acceptée à l’international. Assurez-vous que la carte corporate que l’entreprise vous a fournie fonctionne également à l’international[1].

Même si les bureaux de change peuvent être monnaie courante dans tous les aéroports, n’hésitez pas à avoir un peu de monnaie dans votre poche dans la devise locale. Cela peut être utile en cas de besoin urgent ou si les machines automatiques ne fonctionnent pas[1].

Respecter les Formalités Administratives

Pour éviter les pièges liés aux formalités administratives d’entrée dans certains pays, il est recommandé de s’y prendre au moins 2 mois à l’avance pour être sûr d’entrer dans les clous en termes de temps. Il faut compter minimum 4 semaines pour la création d’un passeport biométrique[1].

En cas d’un déplacement d’affaires justifié, il existe une procédure accélérée qui permet d’obtenir son passeport très rapidement (sous quelques jours). Vous devrez alors fournir un courrier de votre employeur[1].

Utiliser des Outils pour Gérer les Documents

Plusieurs outils et applications facilitent l’organisation des voyages d’affaires en centralisant les réservations et le suivi des dépenses. Voici quelques solutions populaires :

• TripIt : pour organiser itinéraires, billets et réservations en un seul endroit.
• Concur : pour gérer les dépenses et suivre les notes de frais en temps réel.
• Expensify : facilite le remboursement des frais professionnels.
• Booking.com for Business : pour réserver des hôtels adaptés aux besoins professionnels.
• Google Maps : pour planifier les trajets locaux et éviter les retards[1].

Ces outils permettent de gagner du temps, réduire les coûts et améliorer l’efficacité des déplacements.

Respecter Rigoureusement la Check-list

Pour vous faciliter la tâche, il existe des agences organisatrices de voyages d’affaires. Elles vous aideront à :

• Vous organiser : en effet les agences se chargent de l’ensemble de la logistique, que ce soit la réservation de billets, l’affrètement des véhicules sur place, la réservation de la chambre d’hôtel, … Elles sont surtout une référence pour vous ; elles vous conseilleront en amont, pendant et après votre voyage d’affaires en respectant vos habitudes de voyage.
• Définir un budget fixe : en raccord avec la politique de déplacement de votre entreprise.
• Vous éviter les pièges liés aux formalités administratives d’entrée dans certains pays[1].

Les agences de tourisme d’affaires sont habituées à anticiper les différents imprévus. Il vous est possible d’inscrire votre voyage sur le portail Ariane afin de recevoir en temps réel des consignes de sécurité du gouvernement français sur la situation du pays où vous êtes en déplacement[1].

Comment Optimiser les Coûts d’un Voyage d’Affaires ?

Pour optimiser les coûts d’un voyage d’affaires, planifiez à l’avance, comparez les options et utilisez des outils spécialisés. Voici quelques astuces :

• Réserver tôt : billets d’avion ou de train à prix avantageux.
• Comparer les hébergements : en privilégiant les tarifs corporate ou les plateformes comme Booking.
• Privilégier les abonnements : cartes de fidélité ou programmes de réduction.
• Utiliser une carte corporate : pour un suivi précis des dépenses et des plafonds.
• Regrouper les réservations : via une agence ou un outil de gestion des voyages[1].

Un suivi post-voyage permet également d’identifier les postes de dépenses à optimiser pour les déplacements futurs.

Découvrez Delta FlyReady

Delta FlyReady est un outil numérique qui aide les clients à vérifier qu’ils remplissent les conditions d’entrée pour leur destination en matière de passeport et de visa avant de voyager. Bénéficiez d’un processus d’enregistrement plus rapide et plus fluide pour vos prochains voyages en scannant et en vérifiant votre passeport avant votre prochain voyage grâce à Delta FlyReady[3].

Avec Delta FlyReady, vous avez accès à une vérification plus rapide de vos documents grâce à la possibilité de pré-remplir les documents à partir de votre profil SkyMiles® et des informations de votre passeport. Vous bénéficierez également d’un contrôle simplifié des documents par les agents et d’une procédure d’enregistrement plus fluide[3].

Gérer ses documents de voyage en toute sérénité nécessite une planification minutieuse et une utilisation efficace des outils disponibles. En vérifiant l’état de votre passeport, en numérisant vos pièces d’identité, en préparant vos documents professionnels, en utilisant des moyens de paiement adaptés, en respectant les formalités administratives, en utilisant des outils pour gérer les documents, en respectant rigoureusement la check-list et en optimisant les coûts, vous pouvez assurer un voyage d’affaires réussi et sans complications. N’oubliez pas de vous adapter aux formalités spécifiques de chaque pays et de prévoir une enveloppe ou une pochette pour ranger tous vos justificatifs.